"Effizienz im Office" Teil 2: "Outlook & Co."

 

Beispiel aus der Unternehmenspraxis:

Im Rahmen eines wichtigen Projekts soll ein Meeting mit Führungskräften und Projektmitgliedern organisiert werden, und Melanie T. hat als Chefsekretärin die Aufgabe bekommen, sich darum zu kümmern. Aber wie ist der aktuelle Stand des Projekts? Wer sollte was erledigt haben? Wo befinden sich die ganzen Dateien und Unterlagen? Wer hat wann Zeit für ein Meeting? Welcher Besprechungsraum ist wann frei, welches Meeting-Zubehör steht zur Verfügung (Beamer, Flipchart, Metaplanwand,...)?

"Was für ein Aufwand!", denkt sie. "Jetzt muss ich alle anrufen, den Server nach Projekt­daten durchsuchen, nach dezentral verwalteten Unterlagen fragen, das Besprechungs-Equipment zusammensuchen, und das alles, wo mein eigenes Mailpostfach auch dauernd überquillt. Das muss doch alles irgendwie besser machbar sein!"

 

Fazit des Praxisbeispiels:

Die gute Nachricht ist: Ja, es ist anders machbar, mit viel weniger Aufwand und viel größerem Nutzen. Alles, was man braucht sind die passenden Groupware-Systeme und organisatorische Regelungen für deren bestmögliche Nutzung.

Die schlechte Nachricht für manchen Mitarbeiter ist: Solche Systeme erfordern Disziplin und bringen Transparenz. Das gefällt nicht jedem.

 

Effizienzfaktor "Groupware" und was steckt dahinter:

Als Groupware werden Softwarelösungen (ggfs. mit entsprechender Hardware) bezeich­net, die die Zusammenarbeit einer Gruppe von Personen unterstützen. Stichworte dazu sind eMail-, Kalender- und Notizbuchfunktionen, Aufgabenlisten, Intranet, Projektmanagement, Dokumenten Management Systeme (DMS) oder Workflow. Ein sehr verbreitetes Programm, das bereits viele Funktionen abdeckt, ist Microsoft Outlook. Es gibt aber auch diverse Alternativen sowie Software für bestimmte Anwendungsfälle, wie z. B. webbasiertes Projektmanagement.

Und natürlich steigert die richtige Anwendung von Outlook & Co. nicht nur die Zusammen­arbeit von Gruppen, sondern auch die Effizienz jedes Einzelnen!

 

Einige einfache Tipps & Tricks für eine gute Nutzung von Groupware:

  • Projektdaten, wie im Praxisbeispiel, gehören in entsprechend strukturierte Verzeichnisse auf dem Server oder ins Intranet. Eine standardisierte Ablagesystematik und geeignete Zugriffsrechte sorgen für Ordnung und Sicherheit.
  • Aktionslisten mit Verantwortlichkeiten und Terminen sollten nicht nur im zentralen Projektordner abgelegt sein, sondern die (priorisierten!) Aktionen müssen sich auch in den persönlichen Aufgabenlisten der Verantwortlichen in Outlook wiederfinden.
  • Nur ständig gepflegte (Outlook-) Kalender, die zur gemeinsamen Nutzung im Unternehmen freigeben sind, helfen allen bei der Terminkoordination. Auch persönliche Termine in der Arbeitszeit sind einzutragen und ggfs. als persönlich zu kennzeichnen.
  • Wenn Besprechungsräume und Präsentationsmaterial (Videokonferenz-Anlagen, Beamer, Flipcharts, Metaplanwände, Moderationskoffer etc.) als Ressourcen hinterlegt sind, können sie digital ?gebucht? werden und die Belegung ist in Outlook für jeden sichtbar. Eine Doppelbelegung oder fehlende Ausstattung wird verhindert.
  • Verbieten oder verhindern Sie dezentrale Ablagen. Alle (!) Dateien sollten immer nur auf dem zentralen Server liegen, der täglich gesichert wird und Zugriff auch bei Abwesenheit des Mitarbeiters in Urlaub oder Krankheit erlaubt.
  • Geben Sie für eMails einheitliche Signaturen entsprechend Ihrem Corporate Image vor (bei Beachtung rechtlicher Vorgaben).
  • Abwesenheitshinweise im Mailsystem sollten standardisiert sein und die notwendigen Daten enthalten. Neben der Abwesenheitsdauer, Vertretung und Notfallregelung z. B. auch der Hinweis, ob eingehende Mails an eine Vertretung weitergeleitet werden, oder nicht.
  • Machen Sie die Vorgabe, dass eMails nur im kleinstmöglichen Verteiler weiterzuleiten sind, um Informationsüberflutung zu verhindern. Große Dateien gehören nicht in den eMail-Anhang, sondern auf den Server (ggfs. mit Paßwortschutz). Gemailt wird dann nur der Link zur Datei. Löschen Sie vor dem Weiterleiten angehängte Dateien im Anhang, soweit die Empfänger sie nicht benötigen.
  • Eine positive Führungskultur verhindert ?Absicherungs-Mails?, die nur dokumentieren sollen, dass man ja selbst nicht Schuld war. Besser ist ein Telefonat oder noch besser: ein persönliches Gespräch (mit Gesprächsnotiz, wenn unbedingt nötig).
  • Workflow-Systeme können z. B. zum Einsatz kommen, um Abläufe und Durchlaufzeiten transparent zu machen. Wie läuft eigentlich ein Kundenauftrag im Office-Bereich und wo befindet er sich wie lange (Bearbeitung <=> Liegezeit)?
  • Gute Dokumenten-Management-Systeme (z. B. Lotus Notes) können helfen, dass benötigte Unterlagen schnell gefunden werden, wenn man darauf zugreifen will.

 

Zusammenspiel von Mitarbeitern, Technik und Organisation

Es gibt viele Tipps, wie Sie auf einfache Weise die Effizienz in der Office-Arbeit erhöhen können. Doch jede neue Regel ist nur so gut, wie ihre Umsetzung!

Mitarbeiter gehen unterschiedlich mit Technik und neuer Software um. Leider sind meist nur wenige von Anfang an begeistert, viele reagieren skeptisch bis ablehnend. Daher erfordern neue Techniken und Systeme immer eine entsprechende Organisation und eine Begleitung bei den Mitarbeitern.

 

Wir unterstützen Sie

bei den notwendigen Veränderungen zur optimalen Nutzung Ihrer bestehenden Groupware oder bei der Einführung neuer Systeme:

  • Analyse der Ist-Nutzung bestehender Groupware und ihrer Nicht-Nutzung bzw. der individuellen Umgehung ihrer Möglichkeiten. Aufzeigen der sich daraus ergebenden Effizienzpotenziale.
  • Definition der Ziele und Erwartungen an effiziente Nutzung von Outlook & Co. im Führungsteam. Ableiten von unternehmensspezifischen Best-Practice-Regeln und einer individuellen Einführungsstrategie.
  • Bei Neueinführungen: Erarbeitung eines detaillierten Pflichtenhefts und Koordination mit entsprechenden Groupware-Anbietern. Einführungsbegleitung bei Erstanwendern und im Roll-Out mit Schulungen und Trainings.
  • Beteiligung der Mitarbeiter durch Workshops zur Ist- und Soll-Analyse, zur Definition ganz konkreter Veränderungen und zur Umsetzung in der Organisation und am Arbeitsplatz.
  • Unterstützung bei der schnellen und konsequenten Umsetzung. Aufbau von Regelkreisen zur Kontrolle und Sicherstellung der Wirksamkeit.

 

Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns einfach unverbindlich unter 0228/71017-204 oder unter info@koldewitz.de.

 

Viel Erfolg mit der optimalen Nutzung von Outlook & Co.,

ein erholsames und schönes Weihnachtsfest sowie

einen guten Rutsch in ein effizient-erfolgreiches Jahr 2011

wünscht Ihnen das Team von Koldewitz - Sachverstand