"Effizienz im Office" Teil 1: "Büroorganisation"



Beispiel aus der Unternehmenspraxis:

Instandhaltungsleiter Klaus G. hatte einen Unfall und wird einige Wochen nicht zur Arbeit kommen können. "Ausgerechnet jetzt", denkt Geschäftsführer Dieter W., "wo die Auftragslage wieder gut ist und an vielen Maschinen ein Investitions-Rückstau besteht. Wir brauchen doch jetzt wieder jede Produktionsminute". Die anderen Instandhalter wissen auch nicht, was Herr G. alles geplant oder schon beauftragt hat. Klaus G. sieht sich im Büro von Herrn G. um, und schlägt die Hände über dem Kopf zusammen: In dem Papierchaos ist es unmöglich, den Stand der Dinge zu erfahren. Was ist bestellt? Wann kommt was? Was ist an welcher Maschine zu tun? Wer sollte wann was tun?


Fazit des Praxisbeispiels:

Nicht selten sind die Schreibtische unter Papieren kaum noch zu finden und unzählige Haftnotizen künden von unerledigten Aktionen. Prioritäten sind nicht erkennbar und es ist nur dem Mitarbeiter selbst noch möglich, sich hier zurecht zu finden.


Im Produktionsbereich ist die Effizienz-Steigerung schon immer ein großes Thema gewesen und seit den 1970er Jahren wurden vor allem mit dem Toyota-Produktionssystem und diversen Lean-Ansätzen bedeutende Erfolge mit standardisierten Verbesserungsmethoden erzielt.

Dagegen sind die administrativen Bereiche in den allermeisten Unternehmen noch weit von guter Effizienz entfernt. Mehr noch: Oftmals ist man sich der Ineffizienz der Verwaltungsbereiche gar nicht bewusst. Oder man weiß zwar um manches Problem wie z. B. lange Durchlaufzeiten, Ablagechaos, Terminierungsprobleme, mißlungene Reisebuchungen, vergessene Raumreser­vierungen usw. usw., weiß aber nicht, wie es besser sein könnte.


Wie können Sie die Office-Effizienz schnell und einfach überprüfen?

Machen Sie folgendes Experiment (es kostet wenig Zeit, bringt aber viele Erkenntnisse): Gehen Sie in die Büros Ihrer wichtigsten Mitarbeiter und schauen Sie sich die Schreibtische, die Ablagen, die Dokumente an Wänden und die Terminkalender an. Wie viele verschiedene Vorgänge befinden sich hier? An welchem arbeitet der Mitarbeiter wohl gerade? Wie viele Dokumente sind veraltet? Gibt es viele Haftnotizen? Ist der Terminkalender gepflegt? Wie leicht kann man in der Ablage einen Vorgang wiederfinden? Was erfolgt handschriftlich, was in einem IT-System (z.B. Outlook)? Gibt es eine gelebte Vertretungsregelung? Wie viele ungelesene eMails gibt es? Wie alt sind diese?



Warten Sie nicht, bis wirklich bedeutsame Aktionen schief laufen!

Gehen Sie jetzt das Thema "Effizienz im Office" an. Wie in der Produktion ist die Basis Ordnung und Sauberkeit (5S) und Standardisierung in Verbindung mit Disziplin und Kontrolle. Darauf aufbauend sind Zeitmanagement und Softwareunterstützung, wie z. B. Outlook, Workflow-Systeme oder Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Aber vor allem müssen eingefahrene Verhaltensweisen geändert werden, wozu einfache Methoden, wie z. B. das "Sofort-Prinzip" dienen.


Gerne stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns einfach unverbindlich unter 0228/71017-204 oder unter info@koldewitz.de.


Viel Erfolg mit der Verbesserung Ihrer Effizienz im Office!